Playbook de Implementação de Novos Clientes Cadencia — 11 fases¶

Doc constitutivo. Define como qualquer Squad de consultoria (times/produto/consultorias/<cliente>/, times/produto/gci-go/) implementa um cliente novo, do contrato à transição. CS é dono do template; consultorias executam. Fonte: Notion "Playbook Checklist de Implementações" (29ba96f9516a80db936fd57b1bfe7340). Consolidado 2026-05-25.

Princípio fundador¶

Nenhuma etapa começa sem que o checklist da fase anterior esteja completo. Validar critério de saída antes de mover de fase. Registrar TUDO que for decisão em ata vinculada ao card do cliente.

Responsável transversal: Felipe (CS Lead) + Squad de consultoria executor (Cadencia: CS, Gestor de IA, Dev, Tráfego, Suporte; Cliente: Responsável projeto, Operação, Marketing/Vendas, TI quando houver).

Fase 0 — Abertura Oficial do Projeto¶

🚫 O projeto só começa após este checklist estar completo.

Criar projeto do cliente no Linear (substituiu Todoist) com tarefas e subtarefas organizadas por fase → ver /linear-criar-projeto (skill global)
Criar documento do cliente no Obsidian (vault Time PD, pasta Projetos/) com info inicial (nome, responsável Cadencia, data início, status "Em abertura") + registrar o cliente no CRM Cadencia (pipeline ciclo-vida/cliente-novo)
Confirmar registros vinculados e acessíveis pelo time

Entregáveis: projeto Linear estruturado + página Obsidian criada + contato no CRM Cadencia Critério de saída: Linear com tarefas e prazos + página com status "Em andamento" Responsável: CS + Gestor do projeto na Cadencia

Fase 1 — Pré-onboarding¶

Validar requisitos mínimos e preparar cliente pro kickoff.

Validar contrato e dados fiscais
Confirmar responsáveis (lado cliente + lado Cadencia)
Checar pré-requisitos técnicos (domínios, acessos, integrações)
Enviar e coletar Formulário de Briefing (ver checklist-briefing.md)
Usar dados do briefing pra cadastrar: Hub/Esteira (suporte e conexões IA — Obsidian, vault Time PD), CRM Cadencia (contato + pipeline ciclo-vida), Asaas, página do cliente no Obsidian

Entregáveis: contrato assinado + briefing organizado + lista de acessos mapeada Critério de saída: cliente apto pro kickoff com informações essenciais em mãos

Fase 2 — Onboarding / Kickoff¶

Reunião de alinhamento sobre contrato, responsabilidades, escopo, cronograma. Apresentar visão do CRM e do HUB.

Reunião de apresentação de soluções, papéis e cronograma
Definir canais de comunicação e SLAs
Apresentar o HUB e como abrir chamados
Gerar e validar Checklist de Responsabilidades por Parte (documento visual com obrigações separadas por: Cadencia, Equipe do Cliente, Gestor de Tráfego)
Materiais obrigatórios enviados ANTES do kickoff: 📊 Apresentação Institucional + 🎬 Vídeo de Onboarding

Entregáveis: ata com decisões/próximos passos/responsáveis + Checklist de Responsabilidades assinado por cada parte Critério de saída: time do cliente sabe acessar o HUB e pedir suporte + todos cientes das obrigações antes de iniciar

Fase 3 — Setup do CRM e Pipelines¶

Configurar funis, estágios, regras e rotinas operacionais.

Parametrizar pipelines e estágios
Ajustar regras operacionais, automações essenciais e campos padrão
Criar páginas orientativas para uso inicial

Entregáveis: CRM funcional com pipelines acordados Critério de saída: fluxo feliz lead → oportunidade → negócio funcionando em testes

Fase 4 — Cadastro Asaas (Cobrança)¶

Habilitar cobrança recorrente e documentos fiscais ANTES das IAs.

Registrar CNPJ, razão social, dados fiscais
Cadastrar dados financeiros, métodos e regras de cobrança no Asaas
Validar emissor, webhooks e ambiente de testes (quando aplicável)

Entregáveis: conta/cliente configurado no Asaas com cobrança ativa Critério de saída: dados fiscais e financeiros validados e prontos pra faturamento Observação: esta fase PRECEDE integrações e IAs pra evitar bloqueios operacionais

Fase 4.5 — Aquecimento de Chip WhatsApp (14 dias)¶

⚠️ Operação crítica. Risco de banimento Meta. Detalhes completos em protocolo-aquecimento-chip-14d.md.

Pré-requisitos (validar antes do Dia 1): - Dispositivo físico dedicado (não reaproveitar aparelho banido sem factory reset) - IMEI não banido - Conexão 4G/5G obrigatória na ativação (Wi-Fi proibido) - Foto de perfil real configurada - 2FA ativado no Dia 1

Protocolo por fase: - Fase 1 — Nascimento Digital (Dias 1-3): ativação, círculo de confiança, aquecimento passivo - Fase 2 — Validação de Humanidade (Dias 4-6): chamadas de voz, engajamento fantasma, primeiro outbound - Fase 3 — Enriquecimento (Dias 7-10): variação de mídia, micro-compromissos, spintax manual - Fase 4 — Consolidação e Escala (Dias 11-14): backup nuvem, links na 2ª mensagem, automação com delay alto, validação final

Quality Score monitorado: 🟢 Verde / 🟡 Amarelo (interromper campanhas) / 🔴 Vermelho (risco ban em 7d, acionar protocolo crise)

Regra de escalonamento: crescimento máximo 20% ao dia (logarítmico, não exponencial).

📩 Envio obrigatório ao cliente ANTES do Dia 1: apresentação do protocolo + vídeo de expectativas.

Critério de saída: 14 dias concluídos + Quality Score Verde + equipe cliente apta + número entregue à Cadencia pra integração

Fase 5 — Integrações e IAs¶

Conectar canais, configurar IAs, validar fluxos em ambiente real.

Verificação BM e Conta de Anúncios (responsabilidade Gestor de Tráfego do cliente, acionado pela Cadencia ao final dos 14 dias):
Verificar Business Manager (BM) Meta
Verificar conta de anúncios vinculada
Conectar o número WhatsApp aquecido ao BM
Conectar WhatsApp, Instagram, telefone e outras fontes
Definir distribuição de leads e regras de roteamento
Rodar testes controlados fim-a-fim

Entregáveis: BM e conta de anúncios verificados + canais conectados e testados Critério de saída: número conectado ao BM sem pendências; mensagens/atendimentos fluindo sem erros críticos

Fase 6 — Comunicação com o Cliente¶

Garantir clareza, consistência e registro das interações.

Disparar comunicações padrão de alinhamento
Registrar decisões e próximos passos após reuniões
Padronizar follow-ups semanais

Entregáveis: histórico de comunicação centralizado Critério de saída: cliente entende status atual e próximos passos

Fase 7 — Treinamento e Adoção¶

Conduzir cliente no uso diário do CRM e das rotinas.

Sessões guiadas com usuários-chave
Entregar materiais de referência e boas práticas
Orientações específicas por produto/serviço

Entregáveis: usuários treinados com tarefas práticas concluídas Critério de saída: time do cliente executa as rotinas essenciais de forma autônoma

Fase 8 — Acompanhamento de Implementação¶

Garantir geração de valor no dia a dia e ajustar o que for preciso.

Reuniões semanais CS x Cliente (template em relacionamento/context/template-reuniao-semanal.md — 6 blocos)
Checar o que já está útil na rotina e remover bloqueios
Priorização de melhorias

Entregáveis: plano de ação vivo com responsáveis e prazos Critério de saída: indicadores mínimos de sucesso atingidos (ex: tempo de resposta, taxa de conversão)

Fase 9 — Suporte Contínuo via HUB¶

Registrar e tratar demandas com prioridade correta. Respeitar separação CS vs Suporte Técnico (separacao-cs-suporte.md).

Abrir chamados com descrição, impacto e prioridade
Documentar correções e mudanças
Alinhar diretrizes entre IA e atendimento humano

Entregáveis: base de conhecimento e histórico de chamados Critério de saída: redução de incidentes recorrentes e tempo de resolução

Fase 10 — Transição para Monitoramento e Evolução¶

Estabilizar operação e planejar próximos incrementos.

Revisões periódicas de KPIs e qualidade
Backlog de otimizações e roadmap de expansão
Planejamento de novos produtos/integrações

Entregáveis: relatório de estabilização e plano de evolução Critério de saída: operação estável e ciclo de melhoria contínua ativo

Métricas sugeridas (transversais)¶

Tempo de resposta inicial
Taxa de conversão por etapa do funil
No-shows e taxa de reagendamento
Tempo médio de resolução de chamados

Papéis típicos¶

Cadencia: CS, Gestor de IA, Dev (dev externo), Tráfego, Suporte
Cliente: Responsável de projeto, Operação (ex: CRC no caso GCI), Marketing/Vendas, TI (se houver)

Observações operacionais¶

Registre TUDO que for decisão em ata e mantenha links no card do cliente
Sempre valide critérios de saída antes de mover de fase
A skill /linear-criar-projeto cria 12 fases (legado) — CS é dono do template e ajusta pra refletir estas 11 fases conforme migração