Diferente dos demais docs desta pasta: este é o Manual do Sistema voltado ao cliente final (linguagem acessível, sem jargão técnico) — os outros docs em Projetos/Cadencia/Docs/ são técnicos, pra equipe. Fonte de conteúdo validada contra o código real dos repos cadencia-app e cadencia-lara (levantamento Catarina, 07/07/2026) + passo a passo real demonstrado em reunião (transcrição OP Odontopenha, 07/07/2026).

Template mestre vive em pd-framework/times/cs/foundation/templates-documentos/manual-do-sistema-cadencia.md — esta nota é a versão publicável (via /compartilhar-nota) por cliente, parametrizada. Status: DRAFT — Felipe revisa antes do primeiro envio real a um cliente. Critério: quem lê consegue operar sozinho, sem precisar perguntar nada — cada seção segue O que é → Para que serve → Passo a passo → O que fazer se algo der errado. 1º uso: OP Odontopenha (CSE-153, projeto Automação do Onboarding CS).

Manual do Sistema Cadencia¶

Como usar este manual¶

Este documento está organizado por área do sistema. Você não precisa ler tudo de uma vez — use como referência: quando for fazer algo pela primeira vez, procure a seção correspondente e siga o passo a passo.

Índice: 1. Primeiro acesso 2. Tela inicial (dashboard de conteúdo) - 2.1 Calendário de conteúdo - 2.2 Histórico e Desempenho 3. Criar conteúdo — as 3 formas - 3.4 Área Visual — fotos e rosto da marca 4. Publicar um post depois que ele foi gerado 5. Emails e Newsletter 6. Contatos (CRM) - 6.1 Empresas 7. Oportunidades (Funil de vendas) - 7.1 Reaquecimento de leads (Nutrição) 8. Metas e Touchpoints 9. Lara — a assistente de IA no WhatsApp - 9.1 Conversas · 9.2 Conexão · 9.3 Playground · 9.4 Personalidade · 9.5 Conhecimento · 9.6 Comandos · 9.7 Limitações 10. Créditos — como funciona a cobrança 11. Perguntas frequentes / o que fazer quando algo não funciona 12. Abertura de chamado (suporte)

1. Primeiro acesso¶

O que é: o login individual que {{cliente}} recebe pra entrar no Cadencia.

Para que serve: cada pessoa da sua equipe que vai usar o sistema tem o próprio acesso — vocês não usam o mesmo login.

Passo a passo: 1. Você recebe um email com o link de acesso e a senha inicial 2. Acesse o link e faça login 3. Na primeira vez, é recomendado trocar a senha (Configurações → Segurança) 4. Se mais de uma pessoa da equipe vai usar o sistema, cada uma recebe seu próprio login — avise a gente quem precisa de acesso

flowchart LR
    A[Email com link + senha] --> B[Acessar o link]
    B --> C[Fazer login]
    C --> D[Trocar senha<br/>Configurações → Segurança]
    D --> E[Acesso liberado]

Se der errado: não conseguiu entrar? Fale no grupo do WhatsApp que a gente reenvia o acesso.

2. Tela inicial (dashboard de conteúdo)¶

O que é: a primeira tela que aparece toda vez que você abre o Cadencia.

Para que serve: visão rápida do que já foi gerado e do que está esperando sua aprovação.

Passo a passo: 1. Ao entrar, você já vê os posts de carrossel prontos (Instagram), como um mural de cards 2. Ao lado, os posts de LinkedIn e os artigos de blog, cada um na própria aba 3. Clique em qualquer post pra abrir e ver o conteúdo completo (imagem + legenda)

O que você NÃO precisa fazer: não precisa gerar nada manualmente pra essa tela ter conteúdo — o sistema já roda sozinho no fundo, todos os dias.

2.1 Calendário de conteúdo¶

O que é: uma visão de calendário (mês/semana) com tudo que foi programado.

Para que serve: ver de uma vez só o que vai sair em cada dia, em cada canal (blog, email, newsletter, redes).

Passo a passo: 1. Vá na aba "Calendário" 2. Clique em qualquer dia pra ver o que está programado ali 3. Clique num item do calendário pra abrir o conteúdo completo

2.2 Histórico e Desempenho¶

O que é: registro do que já foi gerado/publicado, e as métricas de engajamento do Instagram.

Para que serve: acompanhar o que já saiu no ar e como está performando.

Passo a passo: 1. Vá na aba "Histórico" pra ver tudo que já foi gerado e publicado, com data 2. Vá na aba "Desempenho" pra ver as métricas de engajamento do seu Instagram (curtidas, alcance, etc.)

3. Criar conteúdo — as 3 formas¶

O que é: o motor de geração de conteúdo do Cadencia (posts, artigos, emails).

Para que serve: manter suas redes e seu blog sempre atualizados sem você precisar sentar e escrever.

Existem 3 jeitos de gerar conteúdo. Você pode misturar os três.

flowchart TD
    Start([Como você quer gerar conteúdo?]) --> A[3.1 Automático<br/>sistema roda sozinho]
    Start --> B[3.2 Conversando com a IA<br/>você conta a ideia]
    Start --> C[3.3 Aprovando ideias sugeridas<br/>sistema sugere, você aprova/pula]
    A --> D[Conteúdo pronto<br/>publicado sozinho]
    B --> E[IA pergunta detalhes] --> F[Você confirma] --> G[Conteúdo gerado]
    C --> H{Gostou da ideia?}
    H -- não --> C
    H -- sim --> I[Escolhe formatos:<br/>carrossel/blog/email/LinkedIn] --> G
    G --> J[Aparece pronto<br/>na Tela Inicial - seção 2]

3.1 Deixar 100% automático (recomendado depois que você já confia no sistema)¶

Passo a passo: 1. Vá em Configurações → Redes Sociais 2. Conecte as contas que você quer que recebam posts automáticos (Instagram, LinkedIn) 3. Ative a chave "publicação automática" 4. Pronto — o sistema vai gerar e publicar sozinho, sem você aprovar nada

⚠️ Recomendação: não ative isso logo de início. Acompanhe manualmente as primeiras semanas pra ver os resultados antes de deixar 100% automático.

3.2 Conversar com a IA sobre uma ideia sua¶

Passo a passo: 1. Abra a aba "Criar conteúdo" (ou o chat, dependendo de onde você está no sistema) 2. Digite sua ideia em texto livre — exemplo: "quero um post sobre o feriado, falando que teremos uma promoção" 3. A IA vai te perguntar detalhes — por exemplo, que ângulo você quer: mais crítico, mais inspirador, mais focado em dados 4. Responda às perguntas dela 5. Quando ela perguntar "posso criar o post?", responda "pode" 6. O post é gerado — você vai encontrar ele na tela inicial (seção 2) pronto pra revisar

3.3 Aprovar ideias que o sistema já sugeriu¶

Passo a passo: 1. Vá na aba de ideias 2. O sistema mostra uma ideia de cada vez 3. Se não gostar, clique em "pular" — ele descarta e mostra a próxima 4. Se gostar, clique em "aprovar" 5. Escolha os formatos que você quer gerar a partir dessa ideia: carrossel, blog, email, LinkedIn (pode marcar mais de um) 6. Confirme — o sistema mostra uma estrelinha indicando que está gerando 7. Aguarde alguns minutos — o conteúdo aparece pronto na tela inicial

Dica: quando as ideias da fila acabam, o sistema gera automaticamente um novo lote. Você não precisa pedir mais ideias.

3.4 Área Visual — fotos e rosto da marca¶

O que é: o banco de imagens que o Cadencia usa pra montar as capas dos posts com um rosto humano.

Para que serve: deixar os posts com a cara do seu negócio — um dentista, vendedor ou outro rosto da equipe, em vez de imagem genérica.

Passo a passo: 1. Vá na área "Visual" (dentro de Configurações ou do perfil da conta) 2. Clique em "Minhas fotos" 3. Suba fotos da pessoa que vai aparecer nas capas (o dentista, o vendedor, quem vocês escolherem) 4. A partir daí, os posts gerados vão usar esse rosto automaticamente, mantendo consistência

Alternativa — avatar (rosto que não existe): se preferir não usar o rosto de uma pessoa real específica (pra não depender dela), a gente pode criar um avatar — uma "cara da marca" gerada com IA, baseada na identidade visual que já foi levantada no seu briefing. É só pedir pra gente.

4. Publicar um post depois que ele foi gerado¶

O que é: o passo final depois que um post/carrossel foi criado.

Para que serve: colocar o conteúdo no ar nas suas redes.

Passo a passo (publicação manual — recomendado no início): 1. Abra o post na tela inicial 2. Clique em "Salvar" - No computador: a imagem vai pra pasta de Downloads - No celular: a imagem vai pro álbum de fotos 3. Clique em "Copiar texto" pra copiar a legenda pronta (já vem com hashtags) 4. Abra o Instagram (ou a rede desejada) e crie o post manualmente, colando a legenda e subindo a imagem salva 5. Depois de publicar, volte no Cadencia e clique em "Já publicado" — isso mantém seu histórico organizado

flowchart LR
    A[Abrir post na Tela Inicial] --> B[Salvar imagem]
    B --> C[Copiar legenda]
    C --> D[Postar manualmente<br/>na rede desejada]
    D --> E[Marcar 'Já publicado'<br/>no Cadencia]
    A -.-> F{Não gostou?}
    F -. sim .-> G[Criar outra versão] -.-> A

Se não gostar do resultado: - Clique em "Criar outra versão" — o sistema gera de novo, com uma variação

Publicação automática: se você conectou suas redes e ativou a publicação automática (seção 3.1), esse passo a passo não é necessário — o sistema publica sozinho.

5. Emails e Newsletter¶

O que é: disparo automático de emails curtos pros seus contatos, e um resumo semanal (newsletter).

Para que serve: manter contato frequente com os leads sem precisar escrever nada — estatisticamente, uma pessoa precisa ver sua marca umas 8 vezes antes de comprar, e o email é um canal que praticamente nenhum concorrente usa.

Passo a passo: 1. Cada ideia aprovada (seção 3.3) pode virar automaticamente um email 2. Os emails são enviados sozinhos, todos os dias, pros contatos que têm email cadastrado 3. A newsletter (resumo da semana) sai automaticamente toda sexta-feira — não dá pra disparar ela na hora, só no dia programado

Como acompanhar o desempenho: 1. Vá na área de Desempenho de Email 2. Veja quantas pessoas abriram e quantas clicaram em cada email 3. Cada abertura e clique aumenta a "temperatura" daquele lead (ver seção 7) — é assim que o sistema sabe quem priorizar

flowchart LR
    A[Ideia aprovada] --> B[Email gerado e enviado<br/>automaticamente]
    B --> C{Lead abriu?}
    C -- sim --> D[+2 pontos de temperatura]
    C -- não --> G[Sem alteração]
    D --> E{Lead clicou no link?}
    E -- sim --> F[+5 pontos de temperatura] --> H[Lead fica mais quente<br/>ver seção 7]
    E -- não --> H

Importante: se seus pacientes/clientes não têm o hábito de dar email, comece a pedir. É uma vantagem que praticamente nenhum concorrente seu está usando.

6. Contatos (CRM)¶

O que é: a lista de todas as pessoas que já falaram com você — leads, clientes atuais, ex-clientes.

Para que serve: ter tudo organizado num só lugar, sem depender de planilha ou papel.

Passo a passo — navegando na lista: 1. Vá na aba "Contatos" 2. Clique em "Mostrar mais" pra carregar mais contatos na tela (padrão é carregar aos poucos) 3. Clique em "Exibição" pra escolher quais colunas você quer ver (nome, telefone, temperatura, etc.) — desmarque o que não interessa 4. Clique num contato pra abrir o resumo rápido dele (email, temperatura, telefone) 5. Clique em "Abrir página completa" pra ver tudo: dados pessoais, endereço, redes sociais, empresa associada, notas e tags

Passo a passo — falando com um contato direto da tela: 1. Abra o contato 2. Clique no ícone de WhatsApp — abre a conversa direto 3. Clique no ícone de ligação — se você tiver um app de ligação conectado ao computador, ele disca 4. Clique no ícone de email — abre seu email já com o destinatário preenchido

Passo a passo — organizando com tags: 1. Abra o contato 2. Vá em "Tags" e adicione uma tag (exemplo: promocao-feriado, tratamento-x) 3. Depois, na lista de contatos, use o filtro por tag pra falar só com esse grupo específico

Passo a passo — mudando a visualização: 1. Clique no botão de trocar visualização (lista ↔ board/kanban) 2. Em board, você pode agrupar por qualquer campo — temperatura, origem, cargo 3. Se quiser guardar essa organização, clique em "Adicionar visualização" — ela fica salva pra próxima vez

Cadastrando produtos: 1. Envie pra gente uma planilha com os produtos que vocês vendem e os valores (a gente cadastra no sistema) 2. Depois de cadastrado, cada contato mostra "produtos de interesse" (o que ele demonstrou interesse) e "produtos adquiridos" (o que ele já comprou) 3. A própria Lara identifica interesse durante a conversa e marca automaticamente

6.1 Empresas¶

O que é: o cadastro de empresas, pra quando um contato não é pessoa física isolada, mas está ligado a uma empresa.

Para que serve: organizar contatos que pertencem à mesma empresa (ex: um contato indicado por um parceiro/empresa parceira), sem repetir os dados da empresa em cada pessoa.

Passo a passo: 1. Vá na aba "Empresas" 2. Clique em "Nova empresa" e preencha os dados 3. Ao cadastrar ou editar um contato, associe ele à empresa correspondente 4. Isso não costuma ser muito usado no dia a dia de clínica/negócio local — é mais útil quando você lida com empresas parceiras ou fornecedores

7. Oportunidades (Funil de vendas)¶

O que é: o quadro (board) que mostra em que fase da venda cada lead está.

Para que serve: saber, de forma visual, quantos leads estão em cada etapa e o que fazer com cada um.

Passo a passo — entendendo as etapas (exemplo real de clínica; os nomes são configuráveis pro seu negócio):

1. Novos leads — a pessoa clicou no anúncio e caiu numa conversa de WhatsApp. Isso acontece sozinho.
2. A Lara conversa com esse lead automaticamente.
3. Se a Lara conseguir marcar uma avaliação/reunião, o lead vai sozinho pra "Avaliação agendada".
4. 24h antes do horário marcado, a Lara manda uma mensagem de confirmação automaticamente. Se a pessoa confirmar, o lead vai pra "Avaliação confirmada".
5. Se o lead não responder à Lara, ele cai em "Tentando contato" — a Lara insiste por 7 dias com mensagens espaçadas. Depois de 5 tentativas, a taxa de conversão observada é de ~60%.
6. O que você deve fazer nesse momento: ligar pro lead. A experiência mostra que ligação funciona melhor que só mensagem — a pessoa "esqueceu" de você, uma ligação lembra.
7. Se o lead respondeu mas não fechou, ele fica em "Em conversa".
8. O que você deve fazer: a partir do momento que o lead responde, a Lara para de falar com ele automaticamente (pra não conflitar com o atendente humano) — você assume a conversa a partir daqui.
9. Se a pessoa fez a avaliação mas não fechou negócio, mova ela manualmente pra "Stand-by" ou "Follow-up" — ligue e tente reverter.
10. Se depois de tudo isso não fechou mesmo, o lead vai pro funil de "Nutrição", categoria "Frio" — ele não morre, fica lá pra ser reaquecido depois. Recomendação: espere uns 30 dias antes de tentar de novo, senão a pessoa pode te bloquear.
11. Quando o negócio fecha de verdade, entre na oportunidade e marque como "Ganho" — isso registra o valor faturado. Esse passo é manual, o sistema não sabe sozinho se você vendeu ou não.

flowchart TD
    A[Novo lead - anúncio] --> B[Lara conversa]
    B --> C{Respondeu?}
    C -- não --> D[Tentando contato<br/>Lara insiste 7 dias]
    D --> E{Respondeu em 7 dias?}
    E -- não --> N1[Nutrição - Frio]
    E -- sim --> F[Em conversa<br/>você assume, Lara para]
    C -- sim, agendou --> G[Avaliação agendada]
    G --> H[Confirmação 24h antes]
    H --> I{Confirmou?}
    I -- sim --> J[Avaliação confirmada]
    I -- não --> D
    J --> K{Fechou negócio?}
    K -- sim --> L([Ganho - marcar manualmente])
    K -- não --> M[Stand-by / Follow-up<br/>ligar e tentar reverter]
    M --> K
    F --> K
    M -.não reverteu.-> N1
    N1 -.30 dias depois.-> O[Reaquecer manualmente<br/>ver seção 7.1]

7.1 Reaquecimento de leads (Nutrição)¶

O que é: o funil paralelo onde ficam os leads que não avançaram — não são descartados, ficam "guardados" pra reaquecer depois.

Para que serve: não perder contato/orçamento já feito. É a resposta pra dúvida comum: "e os pacientes que já fizeram orçamento mas não fecharam, o que fazemos com eles?"

As 4 temperaturas: - 🥶 Frio — sem interação recente - 🌤️ Aquecendo — abriu algum email/conteúdo - 🔥 Quente — clicou em links, interagiu mais - 🔥🔥 Hot — engajamento alto, pronto pra abordagem

Passo a passo — reaquecendo um lead frio: 1. Espere pelo menos 30 dias desde a última tentativa (reaquecer cedo demais pode fazer a pessoa bloquear o número) 2. Envie prova social — vídeo ou depoimento de outro paciente/cliente que fez o mesmo tratamento/serviço 3. Se quiser algo personalizado (não o material genérico do banco), envie pra gente o vídeo/depoimento real que você quer usar 4. Acompanhe se a temperatura do lead sobe — se subir pra "Quente" ou "Hot", vale abordar de novo (WhatsApp ou ligação)

Nota: o envio de prova social automática já existe no sistema (banco genérico). Prova social personalizada (vídeo/depoimento específico do seu negócio) depende de vocês enviarem o material pra gente cadastrar.

Passo a passo — filtrando e trabalhando o funil: 1. Use os filtros pra separar leads quentes, frios, ou de um dia específico 2. Aperte o ícone de WhatsApp no card pra abrir a conversa direto 3. Ao mover um card entre colunas, isso já atualiza o status do lead

Passo a passo — mudando manualmente o funil/status de um lead (ex: pessoa que pediu pra esperar): 1. Mova o card pra "Stand-by" 2. Clique nele e adicione uma nota (ex: "pediu pra esperar até dia 20") 3. Anote no seu calendário pra lembrar de retomar contato na data combinada — o Cadencia ainda não tem lembrete automático de tarefa (está no roadmap)

8. Metas e Touchpoints¶

O que é: um painel que mostra sua atividade do dia.

Para que serve: controlar se sua equipe está fazendo contato suficiente pra bater a meta.

Passo a passo: 1. Dentro da aba Oportunidades, veja o painel de metas do dia 2. Toda vez que você registra um contato (WhatsApp, ligação), isso conta como um "touchpoint" 3. Toda vez que uma avaliação é confirmada, isso conta como uma "avaliação" no painel

Referência (recomendação geral, ajuste pro seu negócio): - Mínimo de 50 touchpoints por dia - Mínimo de 20 novos leads por dia - Mínimo de 3 avaliações agendadas por dia - Mínimo de 1 fechamento por dia

Por que meta diária e não mensal? Meta de mês fica "longe" — meta do dia você sente se está no caminho certo ou não, todo dia.

9. Lara — a assistente de IA no WhatsApp¶

O que é: o agente de inteligência artificial que atende seus pacientes/clientes pelo WhatsApp.

Para que serve: dar resposta rápida 24h, filtrar e qualificar quem chega, tentar marcar avaliações sem depender de alguém disponível o tempo todo.

9.1 Conversas¶

O que é: a lista de todas as conversas que a Lara está tendo (ou já teve) no WhatsApp.

Para que serve: acompanhar em tempo real o que ela está falando com cada pessoa, sem precisar abrir o WhatsApp do celular.

Passo a passo: 1. Vá na aba "Conversas" 2. Veja a lista de conversas, com indicação de lidas/não lidas 3. Clique numa conversa pra ver o histórico completo em tempo real 4. Se precisar assumir a conversa você mesmo, pode responder direto por ali (a Lara para de responder automaticamente naquela conversa, ver seção 7)

9.2 Conectando a Lara ao seu WhatsApp¶

Passo a passo: 1. Vá na aba "Conexão" 2. Clique em "Conectar" 3. Vai aparecer um QR Code na tela 4. Abra o WhatsApp do número que vai ser usado, vá em "Aparelhos conectados" e leia o QR Code 5. Pronto, a Lara está conectada

flowchart LR
    A[Aba Conexão] --> B[Clicar em Conectar]
    B --> C[QR Code aparece]
    C --> D[Ler QR Code no WhatsApp<br/>Aparelhos conectados]
    D --> E[Lara conectada]
    E -.cai de vez em quando.-> A

Se a Lara "cair" (parar de responder): - Isso é normal — é uma medida de segurança do próprio WhatsApp (acontece com qualquer conexão tipo WhatsApp Web) - Vá em "Conexão" de novo e reconecte lendo um novo QR Code

9.3 Testando a Lara antes de usar de verdade (Playground)¶

Passo a passo: 1. Vá na aba "Playground" 2. Digite uma mensagem como se você fosse um paciente/cliente real (ex: "Oi, queria saber como faço pra agendar") 3. Veja a resposta da Lara 4. Clique em "Recomeçar" pra simular uma conversa nova 5. Você também pode mandar áudio — ela responde normalmente

Regra de ouro pro teste: simule perguntas reais de paciente. Não teste com perguntas fora de contexto tipo "quem vai ganhar a Copa do Mundo" ou "quem descobriu o Brasil" — a Lara não foi treinada pra isso e vai alucinar (inventar resposta). Isso não é bug, é esperado.

9.4 Configurando a personalidade e comportamento dela¶

Passo a passo: 1. Vá na aba "Agente" 2. Mensagem de boas-vindas — edite o texto de abertura 3. Criatividade — arraste o controle entre "mais objetiva" e "mais criativa" 4. Mostrar "digitando..." — ligue se quiser que pareça mais humano 5. Dividir respostas longas — ligue se quiser que ela quebre textos grandes em várias mensagens menores (mais natural) 6. Memória da conversa — defina quantas mensagens anteriores ela deve lembrar dentro da mesma conversa (recomendado: 10). Quanto mais memória, maior a chance dela se confundir/alucinar — por isso não recomendamos aumentar muito

⚠️ Essas configurações vêm pré-ajustadas por nós no começo. Se quiser mudar algo, converse com a gente antes — muda diretamente o resultado que ela vai trazer.

9.5 Ensinando coisas específicas do seu negócio pra ela¶

Passo a passo: 1. Vá na aba "Conhecimento" 2. Escreva em texto livre a informação que ela precisa saber (ex: "no feriado tal, o horário de atendimento muda pra X") 3. Salve

Upload de arquivo/PDF ainda não está disponível — por enquanto é só texto digitado.

9.6 Controlando a Lara por WhatsApp (comandos)¶

Passo a passo: 1. Vá na aba "Operador" e cadastre o número de WhatsApp autorizado a dar comandos 2. Desse número, você pode mandar comandos especiais pra Lara (ex: pausar, retomar) 3. A gente te passa a lista de comandos disponíveis no grupo

9.7 O que a Lara NÃO faz (pra não ter expectativa errada)¶

• Não lembra de conversas de meses atrás — só do que está configurado como memória da conversa atual
• Pode alucinar (inventar informação) — isso é característica de qualquer IA, não é exclusivo da Lara. Reduzimos ao máximo, mas não existe garantia zero
• Ainda não agenda tarefas/lembretes (roadmap)
• Ainda não lê arquivos/PDF de conhecimento (roadmap)

10. Créditos — como funciona a cobrança¶

O que é: o sistema de consumo do Cadencia.

Para que serve: entender quanto você está usando e quando vai precisar comprar mais.

Como funciona: 1. Não existe "plano mensal fixo" — você usa créditos 2. 1 crédito = 1 conteúdo gerado (1 post aprovado, 1 email, 1 newsletter) 3. Créditos não vencem — o que sobrar continua disponível 4. Se precisar de mais créditos, é só comprar um pacote extra — o saldo sempre soma, nunca reinicia o que já tinha

11. Perguntas frequentes / o que fazer quando algo não funciona¶

12. Abertura de chamado (suporte)¶

O que é: um canal formal pra registrar problemas técnicos ou pedidos de suporte, separado do grupo de WhatsApp do dia a dia.

Para que serve: garantir que pedidos técnicos não se percam no meio de mensagens do grupo.

Status: funcionalidade nova, ainda sendo detalhada com vocês numa próxima reunião — enquanto isso, use o grupo de WhatsApp normalmente pra qualquer necessidade.

Este documento é vivo — conforme o Cadencia ganha novas funcionalidades, o manual é atualizado.

Notas Relacionadas¶

• Projetos/Cadencia/Docs/README